Objectif du protocole d’intégration
Avant d’accepter une mission d’ingénierie, Systems Studio vérifie l’identité et le statut juridique du client, son autorisation à demander des services pour le projet ainsi que les informations de facturation nécessaires à l’établissement d’une offre, d’un contrat et d’une facture valables.
Identification juridique
Confirmer si le client est un particulier, une entreprise, une association, une autorité publique ou une entité étrangère.
Autorisation concernant le projet
Vérifier que le client est autorisé à demander des services d’ingénierie ou de conception pour le bien ou le projet concerné.
Protection contractuelle
Définir la mission, les livrables, les conditions de paiement, les responsabilités et les limites de responsabilité avant le début des travaux.
Processus d’intégration
Le processus d’intégration est divisé en étapes claires afin que chaque projet commence avec des informations vérifiées et un accord documenté.
Création du profil client
Le client fournit ses coordonnées, son statut juridique, ses informations de facturation et l’adresse du projet.
Téléversement et vérification des documents
Systems Studio vérifie les données de l’entreprise, les documents d’autorisation, la propriété du projet ou le mandat, selon le cas.
Définition de la mission et sélection du service
Le service demandé est défini : conception architecturale, ingénierie MEP, électricité, HVAC, conseil technique ou infrastructure IA.
Validation de l’offre, du contrat et du paiement
Les travaux commencent uniquement après acceptation de l’offre ou de la lettre de mission et après satisfaction de la condition d’acompte ou de paiement requise.
Documents pour les clients particuliers
Pour les clients particuliers, les informations demandées doivent rester proportionnées. Systems Studio demande uniquement les documents nécessaires à l’identification, à l’autorisation concernant le projet, à l’exécution du contrat, à la facturation et à la prévention de la fraude.
| Information ou document requis | Finalité | Statut |
|---|---|---|
| Nom légal complet | Identification pour le contrat et la facture | Requis |
| Adresse de résidence | Contrat, facture et notifications juridiques | Requis |
| Adresse e-mail et numéro de téléphone | Communication et validation du projet | Requis |
| Adresse du projet ou du bien | Localisation de l’étude technique et coordination du site | Requis |
| Preuve de propriété ou autorisation écrite du propriétaire | Vérification du droit du client à demander des services pour le bien | Requis le cas échéant |
| Offre signée, contrat de services ou lettre de mission | Mission, prix, responsabilité, livrables et conditions de paiement | Requis |
| Vérification d’identité | Prévention de la fraude ou vérification des projets à risque ou à valeur élevée | Facultatif / au cas par cas |
Documents pour les entreprises clientes
Pour les entreprises, Systems Studio vérifie l’existence juridique de l’entité, l’identité du représentant et les données de facturation nécessaires à une relation commerciale valable.
| Information ou document requis | Finalité | Statut |
|---|---|---|
| Dénomination officielle de l’entreprise | Identification de la partie contractante | Requis |
| Numéro d’entreprise / numéro d’immatriculation | Vérification dans les registres officiels des entreprises | Requis |
| Numéro de TVA, le cas échéant | Traitement TVA et facturation | Requis le cas échéant |
| Adresse du siège social | Contrat, facture et notifications juridiques | Requis |
| Adresse du projet ou du site | Localisation de l’étude technique et planification de l’exécution | Requis |
| Nom, fonction, e-mail et téléphone de la personne de contact | Communication opérationnelle et suivi du projet | Requis |
| Preuve du pouvoir de signature ou validation du domaine de l’entreprise | Vérification du pouvoir légal de commander les services | Requis si nécessaire |
| Bon de commande ou confirmation de commande signée | Contrôle du paiement et approbation interne de l’entreprise | Recommandé / requis pour les projets importants |
| Déclaration UBO | Vérifications complémentaires pour les clients étrangers, sensibles ou à valeur élevée | Au cas par cas |
Entreprises étrangères et clients non belges
Pour les clients étrangers, Systems Studio peut demander des informations supplémentaires afin de vérifier l’existence de l’entreprise, son statut TVA, le pouvoir de signature et la fiabilité du paiement.
Entreprises de l’Union européenne
- Extrait d’immatriculation provenant du registre national des entreprises
- Numéro de TVA européen, le cas échéant
- Adresse du siège social
- Preuve du pouvoir de représentation
- Lettre de mission ou contrat de services signé
- Bon de commande ou paiement anticipé pour les missions importantes
Entreprises hors Union européenne
- Certificat de constitution ou document d’entreprise équivalent
- Numéro d’identification fiscale, le cas échéant
- Preuve du pouvoir de signature
- Informations claires de facturation et de paiement
- Paiement anticipé avant le début des travaux
- Clause contractuelle définissant le droit applicable et la juridiction compétente
Niveaux de risque
L’étendue de la vérification dépend du type de client, de la valeur du contrat, du risque du projet et de la fiabilité des informations fournies.
Niveau 1
Client particulier standard. Identité de base, adresse du projet, offre signée et acompte.
Niveau 2
Entreprise standard. Numéro d’entreprise, numéro de TVA, vérification BCE/registre des entreprises et coordonnées du représentant.
Niveau 3
Client étranger ou à valeur élevée. Preuve du pouvoir de signature, contrôles de paiement renforcés et éventuelle déclaration UBO.
Niveau 4
Examen manuel ou refus. Données incohérentes, refus d’identification, paiement suspect ou demande illégale.
Cas dans lesquels Systems Studio peut refuser l’intégration
Motifs de refus ou d’examen manuel
- Le client refuse l’identification juridique de base.
- Les données de l’entreprise ne correspondent pas aux registres officiels.
- Le représentant ne peut pas prouver son autorisation.
- Le client demande des travaux pour un bien sans preuve de propriété ni mandat.
- Le client refuse les conditions contractuelles ou la validation du paiement.
- Le client demande à Systems Studio de falsifier, antidater ou manipuler des documents techniques.
Condition de démarrage des travaux
Les travaux d’ingénierie, les études techniques, la production CAO/BIM, les calculs, la coordination du chantier et la préparation des livrables commencent uniquement après approbation de l’intégration, acceptation de la mission, signature de l’accord et validation du paiement, le cas échéant.
Ce protocole d’intégration constitue une ligne directrice opérationnelle et ne remplace pas un avis juridique. Les exigences peuvent varier selon le type de projet, de client, de juridiction et de risque contractuel.